Jak delegować (zlecać) zadania w firmie, by zostały wykonane skutecznie? 4 podstawowe kroki.

1. Wybierz odpowiedniego „delegata”

Przejrzyj zadanie i określ, jakie umiejętności są wymagane. Delegowanie przebiega znacznie sprawniej, jeśli do zadania, które masz przydzielić, dopasujesz osobę z odpowiednim zestawem umiejętności. A jeśli nie masz kandydata, który ma wszystkie umiejętności, których szukasz, zdecyduj, która z nich jest najbardziej krytyczna (umiejętności analityczne, dbałość o szczegóły, umiejętności komunikacyjne, etc.) i dopasuj kogoś, kto przynajmniej ma najważniejszą cechę.

Jedną z zalet delegowania jest możliwość pomocy komuś w rozwoju. Jest mało prawdopodobne, że zawsze będziesz miał kandydata, któremu możesz coś przekazać i nie będziesz musiał zapewniać szkolenia lub coaching -u. Ale nauczenie się, jak wzmacniać swoich pracowników, przyniesie duże korzyści, gdy ich pewność siebie wzrośnie wraz z ich umiejętnościami, delegowanie staje się coraz łatwiejsze, a lista „Przestań działać” staje się coraz dłuższa.

2. Jasno określ swoje oczekiwania

Kiedy przypisujesz zadanie, jasno określ oczekiwane rezultaty i określ swoje oczekiwania tak bardzo, jak to możliwe. Jako minimum musisz przekazać „co” i „kiedy”. Na przykład: „Chcę, aby te faktury zostały wprowadzone do mojej bazy danych jutro do godziny 17:00”. Następnie zacznij dodawać do swojej prośby zastrzeżenia, takie jak: „Upewnij się, że kategorie wydatków są poprawne, a jeśli nie masz pewności, zapytaj mnie, a ja ci wyjaśnię, ponieważ chcę, aby raporty były dokładne”.
Oprócz informowania o tym, „co” i „kiedy” zadania, zalecam również podanie informacji „dlaczego”. Na przykład: „Potrzebuję comiesięcznego raportu podsumowującego sporządzonego jutro do godziny 17:00, ponieważ następnego ranka mam spotkanie z klientem X i potrzebuję informacji, więc bardzo ważne jest, aby je mieć”. Często wychodzimy z założenia, że inni powinni wiedzieć, czego oczekujemy. Ale jeśli masz z kimś nowy stosunek pracy, jest to prawdopodobnie nieuczciwe oczekiwanie. Poświęć więc kilka minut, aby zastanowić się, co musisz przekazać, aby oszczędzić wam obojgu wiele irytacji i być może przepracować.

3. Wybierz odpowiedni poziom nadzoru

Nikt nie chce pracować dla mikro-menedżera, ale niektórzy menedżerowie są zbyt bezradni, gdy jest to nieodpowiednie. Zwróć uwagę na umiejętności i poziom doświadczenia swojego pracownika i odpowiednio dostosuj poziom nadzoru. W pierwszych kilku przypadkach, gdy radzą sobie ze skomplikowanym zadaniem, możesz chcieć częściej się meldować. Po kilku miesiącach prawdopodobnie możesz zmniejszyć swoje zaangażowanie, gdy wzrośnie ich wiedza i pewność siebie.

4. Przekazuj informacje zwrotne skutecznie i często

Raz na jakiś czas mamy szczęście i wspiera nas ktoś, kto za pierwszym razem robi wszystko perfekcyjnie. Ale taki scenariusz nie zdarza się zbyt często. Możemy jednak doprowadzić pracownika do poziomu perfekcji, udzielając odpowiedniej informacji zwrotnej. Powiedz im bardzo konkretnie, co zrobili dobrze („Twoja dokładność jest świetna. Rzadko, jeśli w ogóle, znajduję błąd w twojej pracy. Tak trzymaj”) i co muszą poprawić („Naprawdę potrzebowałem miesięcznego podsumowania raport dla firmy X zrobiony wczoraj. Miałem z nimi spotkanie dziś rano i nie byłem w stanie dostarczyć im najnowszych informacji. To źle świadczy o mojej usłudze. Chcę, abyś powiadomił mnie, gdy nie możesz dotrzymać terminu, który mam dałeś tobie. Czy to zrobisz?”)
Konkretne, konstruktywne informacje zwrotne to najskuteczniejszy sposób na poprawę wydajności. Nawet jeśli masz pracownika „gwiazdy”, nadal musisz przekazać informację zwrotną, aby utrzymał wysoki poziom wydajności. Pracuj nad przekazywaniem bardziej pozytywnych opinii. Jeśli przekazujesz informację zwrotną tylko wtedy, gdy jesteś niezadowolony, Twoi pracownicy nie będą zbyt chętni do rozmowy z Tobą.
Wykonaj te proste kroki i przejdź od razu do delegowania. Gdy odniesiesz większe sukcesy w delegowaniu, poczujesz się pewniej, dodając do listy „Przestań robić”. Następnie wykorzystaj swój czas na coś o wiele bardziej istotnego dla Twojej firmy lub o wiele przyjemniejszego dla Ciebie.